Какво е HR outsourcing?
Този термин се налага през последните години с нарастване на нуждата на много фирми да ползват външни HR услуги. Дефиницията може да изглежда горе-долу така: „Делегирането на един или повече бизнес процеси към външен доставчик, който управлява и администрира съответните процеси на базата на договорени измерими критерии и взаимоотношения”.

HR OutsourcingВ контекста на HR outsourcing практиката конкретните услуги са строго специфични за различните фирми и могат да обхващат различни елементи. Някои организации могат да аутсорснат всички HR процеси, докато други избират само определени компоненти – например администрацията на заплати (payroll). Сред направените в Англия изследвания например 29% от компаниите ползват аутсорсинг на услуги, като най-често това са правни услуги (69%), заплати (66%) и пенсии (64%).
 
Големите компании най-често аутсорстват оперативната работа за сметка на запазване на контрола върху стратегическия HR и вземането на решения.
Малките организации, от своя страна, правят точно обратното – аутсорсват стратегическия си HR на консултански агенции, а запазват оперативната работа за себе си.
 

Алтернативи на HR аутсорсинга

HR аутсорсингът не е единствената възможност, която организациите могат да ползват в случай, че са решили да променят начина, по който функционира вътрешният им HR.
 

HR системи за неспециалисти

Все повече се увеличава броят на компаниите, които са склонни и въвеждат HR информационни системи, позволяващи на служителите и на мениджърите (извън отдел HR) да въвеждат и обработват информация, свързана с HR дейности. Така, чрез вътрешен портал или интранет, без участието на външни специалисти, може да бъде обработено голямо количество информация, свързана например с присъствие-отсъствие на служители, отпуски, болнични, лична информация, засягаща развитието на служителите в организацията и др.
 

„Купуването” на консултантски услуги

Услугите на външни консултанти могат да включват, както консултиране за специфични въпроси и казуси, така и за въвеждане на определени HR процеси, които впоследствие се обслужват от вътрешния HR екип.
 

Да аутсорсваме или не?!

Преди да решим дали да аутсорсваме или не, трябва да си отговорим на въпроса ЗАЩО искаме да променим начина, по който функционира HR в компанията. С други думи, да разгледаме кои аспекти на съществуващата HR практика не са задоволителни или имат нужда от подобрение. Чрез отговорите на тези въпроси по-лесно ще се вземе решение в какъв мащаб и от какъв вид са търсените промени и дали HR аутсорсинга е подходящо решение за тях. Това е една от най-важните стъпки за успех на търсената промяна.
 

Потенциални ползи от аутсорсинга

Като не особено популярна услуга все още, HR аутсорсингът може да носи, както много възможности, така и да е свързан със съответното количество предизвикателства пред дадена организация и степента й на готовност за промяна и оптимизация.

Най-често спряганите ползи за бизнеса са:
    Ползи от HR Outsourcing
  • Намалени разходи;
  • Увеличена ефективност;
  • Оптимизация на персонала и задълженията;
  • Достъп до високо качество и добри специалисти, без това да е грижа на компанията;
  • Достъп до най-съвременни HR технологии и системи за управление на персонала, без да е нужна инвестиция за това;
  • Подобрена информация, свързана с управлението на хора и екипи (включително измервания, свързани с човешкия потенциал);
  • Достъп до HR експертни оценки и консултации, които не могат да се осигурят вътрешнофирмено;
  • Увеличена гъвкавост и скорост на реакция при възникнали HR казуси или проблеми;
  • Изнасяне на други дейности извън фирмата с цел подобряване и намаляване на разходите и оперативната дейност в компанията;
  • Намален риск от грешки и проблеми;
  • Намаляване на оперативната дейност за сметка на стратегическото планиране и развитие в HR отдела на компанията.
Трите най-чести причини компаниите да прибягнат до HR аутсорсинг през 2009 г, например, са: достъпа до професионални и специализирани умения, знания и опит (71%), качество на услугите (64%) и намаляване на разходите (61%).
 

Предизвикателства при аутсорсване на HR дейността

От чисто практична гледна точка възникват редица „предизвикателства” и потенциални области на напрежение, както и редица неясноти, които често се решават „в крачка”:
  • Ако аутсорсвате неща, от които не разбирате достатъчно, доставчикът на услуги може да даде решение, което не е подходящо за организацията ви;
  • Аутсорсингът не освобождава организацията от задължението за цялостно добро управление на хората, нито от цялостната отговорност за качественото и навременно предоставяне на съответните HR услуги в организацията;
  • Повечето договори обикновено се сключват дългосрочно, за да са качествени предоставяните услуги и за да може доставчикът на аутсорсинг услуги да навлезе в дълбочина и да разбира политиката на компанията ви;
  • Липса / загуба / изтичане на фирмено знание и опит относно процесите, които са изнесени към външен доставчик;
  • Да се получи стандартизиране на процеси спрямо доставчика на услуги, а не спрямо фирмените ви нужди, предпочитания и стил;
  • Ежедневното разпределение на задачите, които се извършват и от доставчика, и от компанията (на различни нива), може да е сложен и объркан процес в разрез със стратегията и политиката на компанията до момента;
  • Нуждата от постоянен контрол и измерване на качеството и успеваемостта на аутсорснатите услуги спрямо зададените предварително критерии.
  • Нуждата от аутсорсване на услуги може да се промени и тогава да е необходимо някои услуги да бъдат върнати обратно в компанията.

Избор на доставчик и управление на процеса на прехвърляне на HR услуги към външна фирма

Доста неща трябва да се обмислят преди да си стиснете ръката с компанията, на която ще предадете вътрешнофирмените си услуги. Трябва добре да разбирате, да сте проучили и установили:
  • съществуващите HR процеси;
  • бъдещите изисквания по отношение на процесите на аутсорсинг;
  • възможните добри доставчици;
  • препоръки и съвети на компании, които вече са аутсорснали услугите си;
  • дали си „пасвате” с компанията – доставчик (в културен и географски аспект, например);
  • кой ще бъде отговорен във вашата компания за управлението на отношенията и процесите с компанията - доставчик;
  • срок на договора;
  • гъвкавост и реакция в необичайни ситуации, отразени в договора;
  • ангажираността на компанията в аутсорсваните процеси. В някои големи компании може да има прокурист (или друго лице), който носи отговорност за сключваните договори, като задължително има HR специалист, с който да обсъжда детайли от кухнята и практиката на HR;
  • показателите, с които се измерва качеството на аутсорсната услуга, включително приемливите и неприемливите им нива.
Като цяло, процесът на прехвърляне на вътрешни услуги и процеси към аутсорсинг компания е много близък до този при управлението на промените в една организация.

В допълнение можем да кажем, че процесът на аутсорсване на услуга към външна фирма е свързан със съответните промени и вътре в компанията, по-специално в HR отдела. Трябва да сте сигурни, че продължавате да имате подходящо ръководство и експерти, които да останат в компанията и да управляват всички тези промени и да действат на стратегическо ниво.

Друго, което трябва да бъде ясно, са отговорностите на хората, заети с промяната – в компанията и във фирмата доставчик. Не е реално да очаквате, че просто ще делегирате на доставчика всички процеси и отговорности. За да осигурите плавно и безболезнено преминаване от вътрешни към външни услуги трябва да сте ангажирани наравно с доставчика (ако не и повече) и да заложите на открит и навременен диалог.
Не по-малко важен е и диалогът със служителите, ангажирането им с промените и обучението им (ако се налага).

В заключение можем да кажем, че аутсорсингът на услуги е само един пример за тенденциите за промяна в HR практиката. Това е начин да се посрещнат нарастващите изисквания към HR услугите на оперативно ниво от една страна, а от друга да се отвори пространство за фокус върху стратегическия HR.






Назад Изпрати на приятел
Личен коментар:
От:
Коментар:
Правила