Не се съмняваме, че за много от вас първата проверка на електронната поща за деня е равносилна на мини шок. Десетки непрочетени писма ви очакват – обикновено трябва не само да ги изчетете, но и да отговорите. Нерядко това са дискусии, с които трябва да наваксате и да се включите адекватно. До края на деня пък вероятно цифрата на писмата се удвоява или дори – утроява. Организирането на имейл кореспонденцията е времеемък и трудоемък процес, който често пъти обезкуражава и ни кара да гризем нокти и скубем коси от нерви. Тук ще разгледаме двата най-често срещани проблема и как бихме могли да се справим с тях.
Получавате твърде много съобщения, на които не можете да отговорите своевременно
Често срещана ситуация – докато отговаряте на една част от тях, двойно повече ви засипват веднага след това. Една истинска лавина от съобщения. В такива ситуации обикновено отговаряме произволно или пък на последния получен имейл, който излиза най-отгоре в пощата ни. Това се случва, защото рядко приоритизираме получените съобщения, а колкото и дискриминативно да звучи – нужна е йерархия. Баланс, който да потуши и успокои тази „буря“.
Какво да направите?
Когато отворите дадено съобщение, отговорете си на следните въпроси: Наистина ли е спешно да отговорите веднага? Има ли друг, който може да отговори вместо вас (ако е кореспонденция, включваща много хора, например, или бихте могли да го препратите на ваш колега или асистент)? Изисква ли всъщност отговор? И това отговор, който давате често ли е?
Ако не е спешно, оставете го за по-късно. Ако някой друг може да отговори, оставете го да го направи или делегирайте, т.е. препратете. Ако е информативен имейл или друг от този тип и не сте задължени да отговаряте, недейте. Ако е въпрос, който ви се задава често, създайте си темплейт, който да изпращате с един бърз клик. Създайте си тази рутина и ще видите колко време и усилия ще ви спести тя.
Получавате твърде много рекламни/информационни съобщения
Днес интернет е пълен с изключително интересни и любопитни сайтове – новинарски или пък такива свързани с хобита, изкуство, събития, онлайн магазини и какво ли още не. Почти всеки от тях има свой ежедневен или ежеседмичен бюлетин, към който вероятно сте се абонирали, защото искате да сте „в крак“. В един момент обаче усещате как пощата ви бива залята от такива съобщения, а важната ви кореспонденция се губи сред тях. Да не говорим, че вероятно вече все по-рядко отваряте и четете тези бюлетини. И все пак – те продължават да ви заливат ежедневно.
Какво да направите?
Бъдете селективни. След като се абонирате да получавате имейлите на някой интересен за вас сайт, изчакайте една седмица. Ако съобщенията, които ви изпращат в този период, не ви провокират да ги отворите или пък ако ги четете, но не ви дават кой знае колко любопитна или полезна информация, то тогава отпишете се. За да стане това по-бързо, можете да използвате апликации като Unroll.me или BoxBe.
Тези сценарии са ви познати, нали? На нас също. Не оставяйте “inbox” папката да вземе надмощие над вас – наложете контрол върху нея, методично и с постоянство. Преборете проблема, имейл по имейл, за да бъде ежедневната ви кореспонденция много по-лесна, бърза и дори – приятна!