Позната ли ви е тази ситуация – от началото на работния си ден сте били непрестанно ангажирани с множество задължения, постоянно прескачате от една задача на друга, дори не излизате в обедна почивка, а хапвате на бюрото. След като си тръгнете от офиса имате чувството, че въпреки всичките ви усилия и непрестанната работа, не сте отметнали много, а „to do“ листа ви за следващия ден е с плашещи мащаби. Това е ужасно напрягащо, демотивиращо и уморяващо. Ако се е превърнало в ежедневие за вас, вижте кои са най-вероятните причини за този своеобразен хаос и как бихте могли да се справите с него – да възвърнете продуктивността си на високо ниво и да свършвате работата за деня, без да оставяте (много) за утре.
Нямате представа как разпределяте времето си
Времето е един от най-ценните ни „ресурси“ днес. Често се оказва обаче, че всъщност обръщаме твърде малко внимание на това как го използваме. Особено що сте отнася до ежедневната ни рутина или най-простите и обикновени задачи, които имаме – както на работа, така и у дома. Ще се изненадате, ако решите да проверите колко минути отделяте за някои от най-маловажните задължения. За да използвате времето си максимално добре, научете се да приоритизирате – много задачи биха могли да бъдат свършени много по-бързо и с много по-малко усилия, отколкото предполагате. Спомняте ли си, например, онзи мейл, който писахте половин час, понеже искахте да бъде изряден? С подходящата концентрация и игнориране на ненужния перфекционизъм, бихте могли да свършите това за десет минути и да продължите напред със задачите си. Примерите сходни на този са много. Но като заговорихме за имейли…
Отделяте твърде много време, за да проверявате мейла си и да отговаряте на съобщения
Колкото и да е полезна онлайн кореспонденцията, толкова и затормозяваща може да бъде тя. Вече все повече и повече хора са буквално зависими от мейлите си – проверяват ги на всеки няколко минути; веднага щом получат съобщение, отговарят; ангажират се в имейл дискусии, които не са спешни и т.н. Ако имате множество непрочетени, неотговорени съобщения, които съдържат в заглавието си „СПЕШНО“, значи имате проблем. За да поставите под контрол тази зависимост, добре ще е да започнете от следната изходна точка – не отговаряйте на писма, освен ако не вярвате, че можете да го направите за под една минута. Също така, научете се да разпознавате имейли, които не са спешни или пък въобще не изискват отговор и на които бихте могли да реагирате на по-късен етап. Добра идея е, също така, самите вие да пишете по-кратки съобщения (отнема по-малко време), в които да има ясни „инструкции“. Например – ако изпращате нещо като информация и не ви трябва отговор от получателя, напишете го – няма нужда пощата ви да се задръства от ненужни коментари.
Целите ви не са конкретни, постижими, измерими и поставени в реалистични времеви граници
Програмирането на задачите ви е от огромно значение за вашата продуктивност. Много често се случва поради една или друга причина да не отделяме нужното време да обмислим някой наш ангажимент и някак автоматично му поставяме параметри за изпълнение, които впоследствие се оказват напълно невъзможни. Затова е изключително важно да обмисляте добре всяка една задача – колко време общо би ви отнела тя; колко време бихте могли да й отделите през работния си ден; изисква ли допълнителни усилия, проучване, подготовка; какъв е реалистичният срок за завършването й? Организирайки и приоритизирайки задълженията си по този начин, скоро ще разберете, че работният процес ще започне да върви много по-гладко и структурирано.
Не се фокусирате върху резултатите
Има задачи, с които се справяме много по-добре от други – факт. Успяваме да свършим работата качествено, бързо, но спокойно, без да прекрачваме крайния срок. С други закъсняваме, претупваме, не се чувстваме удовлетворени спрямо това, което сме свършили. Колко често обаче се връщаме назад, за да си направим оценка защо нещата са се развили по единия или другия начин? Естествено – рядко („Че кой има време за това?“, би казал някой). Това обаче е съществена част от добрия работен процес и високата продуктивност. Оценявайки как една или друга задача е била свършена, вие можете да разберете къде са вашите плюсове и минуси в дейностите около нея, да ги обмислите и адаптирате към изпълнението на друг ангажимент. Както добре свършената работа може да бъде добър пример (за това как сте успели да се организирате така, че всичко да се случи гладко), така и от не дотам добре приключените задачи можете да извлечете поука (съответно – защо не сте успели да се организирате и не сте постигнали желания резултат). Преоценката е задължителен етап от оптимизирането на вашата продуктивност – не го пропускайте!