„Не си гледай пощата постоянно!” Този съвет сте го чували неведнъж и сигурно пак ще го чуете, когато стане дума за повишаване на работната продуктивност. Разбира се, това е по-лесно да се каже, нежели да се направи. Някои от нас получават стотици писма дневно и е трудно да се спре следенето на такъв поток, ако не искаме той да ни задръсти пощата непоправимо.
Обаче истината е, че дори и научни изследвания потвърждават тезата – ако искате продуктивност, „откачете се” от пощата си. Неотдавна проф. Левитин и сътрудникът му Винод Менон от McGill University публикуваха някои интересни сведения в The New Yourk Times. Те твърдят, че мисловните вериги на мозъка ни са така устроени, че ние постоянно прескачаме между два мисловни режима – „позитивен към задачата” (активно работене по дадената задача) и „негативен към задачата” (разсейване, мечтаене). Твърде честата промяна от едното към другото състояние действа на мозъка замайващо и не му позволява да се фокусира върху никое от двете състояния. А кога се случва това най-често? Когато сте в социални мрежи или въобще в интернет.
Чакащият имейл е страхотно разсейващ, признават учените. Той отклонява мисленето ни непрестанно – за какво ли става дума, от кого ли е, хубави или лоши новини? Никак не е лесно да се дисциплинираме така, че да не мислим по въпроса.
И така, какво може да се направи по въпроса? Как хем да обработваме постъпващата поща и нормално да си вършим задачите? Ето три прости хода.
Изключете си автоматичните известия (push notifications)
Това е трудно решение, но ще си благодарите за него. Изключете автоматичните известия на компютъра и телефона си. Постоянното свиркане на новопостъпила поща е най-разсейващото нещо. Затова, сложете ситуацията под контрол. Не проверявайте пощата си, докато не дойде определеното за целта време.
Изключете си пощата
Ако горният съвет не ви върши достатъчно работа и продължавате непрестанно да си проверявате мейла, направо изключете пощенския клиент. Не се изкушавайте да надничате.
Резервирайте си време
Подобно на всеки друг проект, и тук е необходимо да си отделите определено време за свършване на работата по самата поща. Резервирайте си примерно един час (или колкото ви е необходимо средно на ден) и не правете нищо друго в този период, освен да си четете мейлите и да им отговаряте. Добре е да превърнете това в ритуал. В резервираното време не правете абсолютно нищо друго. Затворете всички активни документи на компютъра. Сложете си евентуално слушалки и слушайте една и съща музика, която да ви върви като фон, докато обработвате постъпилите съобщения. Изградете си навик, който да е железен.
В крайна сметка, нека не забравяме, че всеки човек е различен, на различна позиция, с различна способност за съсредоточаване. Горните съвети не са панацея, а просто препоръки, които вероятно ще ви улеснят и ще ви помогнат да сте по-продуктивни в офиса. Ако все пак работата ви е от такова естество, че не ви позволява да оставяте мейли на изчакване, процедирайте така, както ви подсказват интуицията или опитът. Но не забравяйте – мейлите наистина са много разсейващи и пречат на останалите ви задачи.