Днес, когато по-голямата част от професионалната комуникация с нашите бизнес партньори, колеги, работодатели, протича по имейл, е изключително важно да не забравяме, че и тя има своя протокол, който следва да спазваме, ако искаме да направим добро и сериозно впечатление. Със сигурност всеки един от нас е преживял множество куриозни ситуации – личен отговор на съобщение до много хора, изпратено случайно с бутона ‘reply all’; твърде емоционални и дръзки писма в професионална кореспонденция, предполагащи по-скоро личен или поне телефонен разговор; твърде фамилиарни и неуважителни отговори, неподходящи за официална имейл комуникация. Примерите са безкрайни. Важните правила за една добре издържана кореспонденция обаче далеч не са толкова неизброими. Ето някои от тях, макар и списъкът да не е изчерпателен:
Изберете телефона пред имейла
Странен първи съвет, нали? За сметка на това – фундаментален. Често пъти решаваме да напишем едно бързо „електронно писмо”, вместо да се обадим по телефона. Разбира се, в много ситуации това е единствената възможност. Но не всеки път. Когато можем, винаги е по-добре да се обадим директно по телефона. Съобщенията – особено тези написани набързо – често могат да са неясни, двузначни, объркващи и предполагащи възможност да не бъдат прочетени правилно. С разговор от 2-3 минути всичко това може да бъде избегнато. Непосредствената диалогичност, директната обратна връзка и дори тонът на гласа ви, могат да спестят доста недоразумения.
Изпращайте кратки и ясни съобщения
Имайки предвид динамиката на ежедневната комуникация, дългите имейли не са полезни нито за вас (отнемат от ценното ви време), нито за адресата ви (много е вероятно да не успее да го прочете). Ако дълго съобщение все пак е наложително, то предупредете още в началото му, че информацията, която следва, е важна, и трябва да се прочете. Ако не отбележите това, вероятно е от другата страна да прочетат само заглавието и първия параграф, оставяйки останалото за „по-късно”. Което, ще се съгласите, не е никак хубаво.
Никога не пишете имейл ядосани
Често пъти ежедневното напрежение избива на места, на които не трябва. Имали сте лош ден или сте получили неприятна новина – случва се на всеки. Избягвайте да изливате гнева си в професионалната си онлайн комуникация, дори отсрещната страна да има вина. Дайте си малка почивка, помислете, след това отговорете. Обикновено след като сме изпратили твърде емоционален и агресивен имейл, осъзнаваме, че реакцията ни е била пресилена. Експресивността ни обаче може да доведе както до разваляне на лични отношения, така и до елиминиране на партньорства и създаване на сериозни професионални проблеми.
Използвайте „reply all” опцията много внимателно
CC (carbon copy) съобщенията са постоянно присъствие в ежедневната имейл комуникация. Но те предполагат различни сценарии, които е важно да различаваме, за да бъдат отговорите ни смислени и да не ни злепоставят. Възможните сценарии обикновено са два – в някои случаи изпратените писма до множество участници предполагат личен отговор; обратното – някои целят да стартират обща дискусия, в която трябва да се присъедините. Четете внимателно и с усет изпратените към вас имейли, за да се включите в кореспонденцията адекватно. Това са само някои от правилата на имейл етикета. Спазвайте ги винаги и ще се радвате на по-плодотворни и спокойни бизнес отношения.