Представете си, че се занимавате с политика. Да роботиш в политиката е като да си на война. Съдбата ти всеки ден зависи от новини и събития, които обикновено не можеш да контролираш. Влизаш в офиса, телефонът иззвънява, а отсреща е репортер с пикантни новини.За няколко минути този сравнително спокоен работен ден, се превръща в кошмар. Започвате да се занимавате с хиляди неща едновременно, всяко по-важо от предходното. Изведнъж се оказва, че сте прекарали целият ден в безброй безмислени телефонни разговори, за да се защитавате от безпочвени нападки. И всъщност не сте свършили никаква истинска работа.
Какво да правите когато загубите контрол над деня си?
Ако се занимавате с политика, бизнес или друго, ако работите под стрес или просто се чувствате претоварени, използвайте тези девет подхода, за да се справите с хаоса:
- Приоритизирайте задачите си въз основа на вашите цели и планове.
Не всички задачи са еднакви. Трябва да определите каква е вашата крайна цел, крайната цел за деня. Трябва да защитите проект, да подобрите избирателната активност или да продадете прудукт или услуга?
Веднъж определили крайната цел за деня, тогава става много по-лесно да прецените какво трябва да свършите първо и какво може да остане в списъка. - Започнете с най-важните задачи.
Определете кое е важно и кое може да почака. Но се уверете, че задачите, които ще свършите през деня съвпадат с целта, която сте си поставили за този ден.
Например, организирате събитие. Трябва да поръчате рекламни материали, за да го популяризирате, да разпространите информация в социалните медии. Ако обаче, днес не ви е приоритет мястото на провеждане на събитието, няма причина да се свързвате със собствениците на залата. Всичко, което трябва да направите е да се съсредоточите върху популяризирането на събитието. Нищо друго. - Казвайте „не“ по-често.
Поставете си за цел да казвате „не“ поне три пъти на ден. Казвайте не на задачите, които са неуместни, маловажни или отвличат вниманието ви. Понякога е най-трудно човек да каже не на себе си.
Трябва да се научите да не се захващате с първата задача изскочила пред вас. Много от задачите не са спешни и могат да почакат. - Помолете за помощ.
Работите в екип. Колегите със сигурност ще ви помогнат, особено ако успеете да ми покажете, че това ще е и в техен интерес.
Понякога сме толкова фокусирани в собствените си проекти, че не виждаме кой е на разположение, кой може да ни подаде ръка и да ни помогне да завършим проекта по-бързо и по-лесно. Всичко това би ни струвало само една молба. - Определете точно време, в което да преглеждате имейла си.
Лесно е да прекарате целият ден в изпращане на имейли. Ако пощата ви е отворена постоянно, цял ден ще отговаряте на имейли. Всеки имейл ще бъде нов проблем или въпрос.
Вместо да отговаряте на имейлите си в момента, в който пристигнат, определете точно време, в което да преглеждате пощата си. Когато приключите, излезте от имейла си, спрете имейла и на мобилния си телефон, за да не станете професионалист в най-бързо отговаряне на имейли. - Направете си план за деня и отмятайте свършеното.
Отделяйте няколко минути всеки ден, за да си направите списък със задачите за деня. Припомнете си какви са целите ви за деня, приоритизирайте задачите си и преценете какво трябва да се свърши първо.
Може да е списък на хартия или онлайн приложение, намерете това, което работи при вас. Така ще може да приоритизирате задачите си и да ги отмятате една по една.
Списъкът с нещата, които трябва да свършите през деня ще ви помогне да се чувствате по-малко натоварени, защото знаете какво точно трябва да свършите и може да разпределите времето си. А отмятането на задачите една по една ще ви донесе така необходимото чувство на удовлетвореност. - Използвайте правилните инструменти, за бъдете организирани.
Инструментите и приложенията могат да ви бъдат от голяма полза, така че да вършите работата си по-лесно и по-ефективно. Например, онлайн календарите, бележките и други програми и инструменти могат да ви помогнат хем да сте информирани, хем да свършите работата си на спокойствие.
Отделете време да се научите как да използвате няколко такива инструмента и това ще ви помогне да вършите работата си много по-бързо и по-ефективно. - Представете си последствията от несвършената работа.
За да осъзнаете важността на конкретна задача, помислете за крайния резултат. А какво ще стане, ако не я свършите днес. Дали ще ви уволнят? Дали ще изпуснете крайните сроковете? Разчитат ли другите на вас за тази задача? Помислете какво би се случило, ако не свършите конкретна задача, за да осъзнаете колко важна е тя. - Спрете и си поемете глътка въздух.
Понякога просто трябва да спрете и да си поемете глътка въздух, особено когато усещате, че сте изгубени сред крайни срокове, списъци със задачи и несвършена работа.
Спрете, оставете работата за малко - да отдъхнете, да презаредите и проясните мислите си. За това са предназначени обедните почивки и кафе паузите, не ги пропускайте.
Използвате ли някой от изброените подходи? Кои са подходите, които работят при вас?
------------------
Оригиналът на статията може да прочететe на http://blog.brazencareerist.com/2013/05/01/9-ways-to-conquer-your-chaotic-workday/
